Wenn es dagegen um den gemeinsamen Austausch über digitale Medien geht, sind derzeit einige Phänomene in der Berufswelt zu verzeichnen. Auch weil die technischen Hürden mittlerweile sehr klein geworden sind, werden Online-Meetings in der Regel ohne oder mit sehr wenig Buffer zwischen den Startzeiten terminiert. Wir springen von einem Termin in den nächsten, und spätestens gegen Mittag ist unsere Aufnahmefähigkeit erschöpft.
Zudem ist der Austausch in virtuellen Meetings oft sehr einseitig: Eine/r redet bzw. präsentiert, der Rest hört zu (oder schweift gedanklich ab). Es entsteht immer wieder die Situation, dass direkt aufeinanderfolgende Redebeiträge die Aufnahmefähigkeit der Teilnehmer:innen überschreiten, so dass diese nach 15 Minuten gedanklich aussteigen und sich − verständlicherweise − lieber in ihr E-Mail-Programm flüchten.

Frank Thomas Wailbe, Dozent und Buchautor, hat sich mit der Thematik befasst und gibt im Folgenden nicht nur Tipps für Online-Meetings, sondern schlägt den Bogen weiter zum erfolgreichen Führen und Mitnehmen von Mitarbeitenden an unterschiedlichen Unternehmensstandorten im Zuge eines Veränderungsprozesses.

Es gibt einfache Möglichkeiten, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer:innen in einer Online-Besprechung zu erhöhen!

Beispielsweise sollte jede Besprechung einen Start (ein Warm-up), einen inhaltlichen Teil (eine Präsentation), eine Verarbeitungsphase (eine Diskussion) und einen Abschluss haben:

• Warm-up: Hier können unterschiedliche Abfragen über Poll-Fragen oder Eröffnungsfragen gestellt werden, die mit dem jeweiligen Schwerpunkt der Workshop-Session zu tun haben.
• Präsentation der Inhalte wie bisher, jedoch nicht länger als 10-15 Min.
• Verarbeitung des Gehörten
  Kleingruppenarbeiten mit anschließender Vorstellung der Ergebnisse in der gesamten Gruppe („Break-Out Sessions“).
  Hierbei können alle Techniken und Methoden verwendet werden, die die Kommunikation und Erfassung der Information verbessern.
• Abschluss: Priorisierungs- und Abstimmungstechniken über Poll-Fragen

Um eine Online-Besprechung oder einen Online-Workshop effizienter durchzuführen, sollte dieser genauso gut geplant werden wie eine Präsenzveranstaltung. Das Tool ist sekundär. Jedoch sollte sich der/die Moderator:in in dem vom ihm/ihr genutzten Tool sehr gut auskennen.

Von erfolgreich durchgeführten virtuellen Meetings, mit denen Sie alle Teilnehmer:innen auch wirklich erreichen, profitieren Sie gerade auch bei der Steuerung von Veränderungsprozessen!

Beispielsweise sind im Zuge von komplexen Change-Projekten verteilte Teams gleichzeitig von Veränderungen betroffen. Hier gilt es sicherzustellen, dass trotz der räumlichen Entfernung der Informationsfluss nicht in unterschiedlicher Geschwindigkeit und Intensität bei den Betroffen ankommt.

Eine Lösung besteht in der Nutzung von Videokonferenzen für das generelle Ankündigen von Veränderung an die gesamte Belegschaft, anstatt nur E-Mails zu versenden. Jedoch ist das bekanntlich nicht ausreichend. Meist folgen darauf an den verschiedenen Standorten weitere Präsenzveranstaltungen, um ein Stimmungsbild von der Belegschaft zu erhalten. Dies kann aber ebenso online abgebildet bzw. durchgeführt werden.

Gute Ergebnisse bietet ein interaktiver Online-Workshop mit mehreren Kleingruppen. So lassen sich die folgenden fünf Fragestellungen mit den Betroffenen bearbeiten:

• Verstehe ich die Veränderung und wohin es gehen soll?
• Gehe ich mit der Veränderung mit?
• Habe ich die notwendigen Kompetenzen?
• Wie leitet meine Führung die Veränderung?
• Und wie läuft die Kommunikation?

Zu jeder Frage kommt noch die Ergänzung:

• Was brauche ich sonst noch, um die Veränderung zu verstehen und mit zu gestalten?

Der Nutzen dieses Formats liegt auch darin, die Schwachstellen im Veränderungsprozess aufzudecken, um diese nach und nach zu beseitigen.

Der Online-Workshop kann mit Gruppen von bis zu 25 Personen in einem Online-Besprechungsraum in zwei bis drei Stunden gut bearbeitet werden. Aufgrund der einfachen Logistik von „Online-Formaten“ kann so in kurzer Zeit ohne zusätzliche Ausgaben (wie Reisekosten) ein guter Einblick in die Organisation gegeben werden. In Präsenzformaten erfordert dies wesentlich mehr Aufwand und Koordination.

In seinem Buch „Online-Moderationen planen, vorbereiten und durchführen“ geht Frank Thomas Waible ausschließlich auf die Unterschiede und Besonderheiten für den/die Moderator:in in virtuellen Veranstaltungen ein. Er gibt konkrete Hinweise, auf was ein/e Online-Moderator:in achten sollte, welche Methoden online gut funktionieren, wie die Teilnehmer:innen sinnvoll im virtuellen Setting aktiviert werden können und welche praktikablen Tools vorfügbar sind.